Accès

Depuis le thème"Gestion", cliquez sur le bouton "Contrats".

Attention l'ordre des boutons de fonctions peut être différent sur votre machine selon les droits d'accès qui vous sont attribués.

 

Fenêtre Contrat

Lorsque vous ouvrez un contrat (ou immédiatement après création d'un contrat) cette fenêtre vous permet de paramétrer les différentes informations du contrat , de définir le processus et de facturer les honoraires.

Cette fenêtre comporte 4 zones principales :

Zone A : cette comporte 10 boutons

• Imprimer : permet d'imprimer un document sélectionné dans la zone D.
• Données AO : permet de définir des informations principalement utilisées en marchés publics.
• Afficher : permet d'accéder directement à différentes fenêtres de paramétrage ou des états.
• Missions : permet d'accéder au paramétrage des phases, à la mise en place de co-traitants ou sous-traitants et à la répartition des honoraires.
• Planning : permet d'accéder au planning du contrat (planning agence).
• Échéances : permet d'accéder à la liste des échéances de ce contrats et de constater leur statut (facturable, facturé).
• Prévisionnel : Accède au tableau prévisionnel de facturation de ce contrat.
• Audit : Permet d'accéder à un volet montrant les problèmes pouvant exister dans un contrat (mauvaise répartition d'honoraires, retard de facturation,etc.).
• Paramètres : permet d'accéder aux prix de vente des différents type de collaborateurs. On accède également aux phases du projet et cela permettra de les réaffecter à des phases sociétés .
• Générer doc :permet de créer le document d'un élément sélectionné dans la zone D, dans la liste des document.

 

Zone B : cette zone permet de définir toutes les informations (onglet Infos contrat) du contrat courant (phases, répartition honoraires, revalorisation,etc.). Elle permet également de créer une archive (onglet Archives) d'un contrat avant modification.

 

Zone C : cette zone comporte 4 onglets

• Résumé
• Processus
• Situations (n'existe que si le contrat est basé sur des situations pour la facturation. ceci se définit à la création du contrat).
• Honoraires

 

Zone D cette zone n'est présente que pour les onglets Résumé, Processus et Situations. Dans l'onglet Résumé et Situations elle comporte deux onglets

Elle permet :

à partir de l'onglet Résumé de la zone C:

définir quels documents devront être produits (onglet Régles) en cochant les modèles souhaités (ces modèles proviennent des Règles contrat de la Bibliothèque)

à partir de l'onglet Situations de la zone C :

définir quels documents devront être produits (onglet Régles) en cochant les modèles souhaités (ces modèles proviennent des Règles contrat de la Bibliothèque)

 

Onglet Résumé de la zone C

Cet onglet permet de visualiser les intervenants liés au contrat (maître d'ouvrage, co-traitants, sous-traitants).

En partie basse de cette zone, vous pouvez visualisez les tâches en retard, ainsi que les factures à établir (échéances dépassées).

 

Onglet Processus de la zone C

Cet onglet permet de voir les tâches du planning lié au contrat.

En sélectionnant une tâche du planning vous pouvez visualiser les tâches individuelles pour les collaborateurs (vous pouvez en créer de nouvelles).

Pour affecter une ressource à une tâche il suffit de faire glisser le nom du collaborateurs concerné sur cette tâche.

 

Onglet Situations de la zone C

(n'existe pas si lors de la création du contrat le mode de facturation du contrat a été défini sur Libre)

Cet onglet permet de créer des situations concernant les honoraires en sélectionnant les échéances à facturer.

Si les dates de facturation prévisionnelles de certaines échéances sont dépassées, ces échéances apparaîtrons en cliquant sur le bouton échéances en retard.

Si des échéances ont été marquées comme facturables, celles-ci apparaîtrons en cliquant sur le bouton Échéances à facturer.

 

Onglet Honoraires de la zone C

Deux cas peuvent se présenter :

1) le contrat a été basé sur une facturation basée sur des situation.

Dans ce cas vous ne pouvez que visualiser les honoraires de votre agence qui ont été créés automatiquement par le biais des situations.

Vous pouvez bien sûr saisir des règlements, mais pas faire de nouvelles notes d'honoraires.

2) le contrat a été basé sur une facturation libre

Dans ce cas le bouton d'ajout est accessible, vous pouvez faire de nouvelles notes d'honoraires et bien sûr saisir des règlements sur celles-ci.

 

Attention lorsque le contrat est basé sur une facturation libre aucun contrôle de limite de paiement ne se fait et rien ne vous empêche de facturer plusieurs fois la même phase par exemple.