Les variables permettent d'insérer dans les documents de type traitement de texte ou tableur des données de la base de données. Pour définir quelle valeur une variable doit prendre, BIMoffice utilise la notion de contexte comme le projet concerné, l'intervenant, le lot, le marché, etc... Dans le plupart des cas BIMoffice définira automatiquement ce contexte, mais il pourra vous arriver d'avoir besoin de le préciser.

L'ensemble des variables disponibles dans BIMoffice est accessible à partir de la PALETTE DES VARIABLES décrites un peu plus loin dans cette page. Lorsque vous avez besoin d'utiliser une variable dans un document, vous devez ouvrir cette palette, sélectionner la variable en question puis l'insérer dans votre document à l'emplacement de votre choix.

Pour éviter d'avoir à répéter cette opération, BIMoffice vous permet d'insérer vos variables dans des modèles. Le modèle, qu'il soit de type tableur ou traitement de texte, regroupe donc du texte statique saisi par l'utilisateur et des variables. Lorsque vous souhaitez créer un document, vous pouvez donc vous baser sur un modèle et créer le document dans le contexte d'un projet. Les variables du modèles prendront alors les valeurs propre au projet dans lequel le document est créé.

Cette fenêtre regroupe toutes les variables disponibles dans BIMoffice :

Elle est accessible à partir de la barre d'outils de variables que vous retrouvez associée à chaque environnement tableur ou traitement de texte du logiciel :

Voici la description de ces trois boutons (de gauche à droite) :

Un simple clic sur ce bouton ouvre la palette des variables. Si cette fenêtre était déjà ouverte elle est simplement repassée en avant plan. Cette fenêtre est redimensionnable à mémoire de position (si vous n'êtes pas en mode simplifié). Vous pouvez donc l'agrandir et la déplacer où bon vous semble, elle reprendre sa taille et sa position lors de sa prochaine ouverture.

Notez que cette palette peut également être ouverte par une simple pression sur la touche F8 (réglage par défaut, lire le paragraphe TOUCHES DE FONCTIONS des options utilisateurs pour savoir comment changer ce raccourci.).

Un simple clic sur ce bouton surlignera en jaune toutes les variables présentes dans le document :

Ce qui vous permettra de retrouver rapidement toutes les variables utilisées dans le document. Pour supprimer le surlignage jaune, cliquez à nouveau sur ce bouton. 

Notez que si votre variable était sur un fond de couleur celui-ci sera écrasé par le jaune de surlignage puis le blanc de non-surlignage lors de l'utilisation de ce bouton. Vous devrez donc rétablir ce fond de couleur après utilisation de cette fonction d'identification des variables.

Notez également que si votre document est très ancien, il peut contenir des variables obsolètes (qui ne peuvent peuvent plus être calculées par BIMoffice). Une fenêtre vous présente alors la liste de ces variables. Un simple clic sur chacune d'entre elle la localisera dans le document. Il vous appartient alors de remplacer cette ancienne variable par une variable plus récente.

Un clic sur ce troisième bouton vous permettra de remplacer les variables présentes dans le document par leur libellé, ce qui peut s'avérer nécessaire pour faire la mise en page lorsque les variables n'ont pas encore de valeurs (elles ne sont pas visibles dans le document dans ce cas) :

Cliquez à nouveau sur ce bouton pour repasser en affichage des valeurs des variables. Notez que les boutons 2 et 3 peuvent être cumulés pour afficher le libellé des variables et les surligner en jaune :

Dans l'environnement traitement de texte lorsque vous cliquez sur une variable, c'est l'ensemble du texte retourné par la variable qui est automatiquement sélectionné :

Notez que si vous tapez du texte alors qu'une variable est ainsi sélectionnée, elle sera remplacée par le texte que vous aurez tapé (il n'y aura donc plus de variable à cet emplacement).

Dans l'environnement tableur, lorsque vous sélectionnez une cellule contenant une variable, vous pouvez visualiser directement la formule utilisée pour le calcul de ladite variable :

Dans cet exemple la formule utilisée pour l'insertion de la variable donnant le nom du projet est :

=nvarT(3;1;"0";0;0;0;"")

La "variable" en elle-même est représentée par les caractères "nvarT(3;1;"0";0;0;0;"")". 

Lorsqu'une variable est sélectionnée dans un modèle ou un document et que vous souhaitez savoir de quelle variable il s'agit, sélectionnez la puis pressez la touche F8. La palette des variables s'ouvre alors et la variable correspondante y est automatiquement sélectionnée.

L'insertion de variable se fait à partir de la palette d'insertion des variables. Vous devez donc avoir cette fenêtre ouverte, sélectionner une variable, puis cliquer sur le bouton INSERER en bas à gauche de la fenêtre. La variable correspondante sera alors insérée à l'emplacement du curseur dans un traitement de texte et remplacera la contenu de la cellule sélectionnée dans un tableur.

Notez que pour insérer plusieurs variables dans la même cellule d'un tableur vous pouvez :

- Insérer la première variable normalement

- Maintenir la touche POM enfoncée (CTRL sur Windows)

- Insérer la seconde variable

Ceci aura pour effet de concaténer les deux variables dans la même cellule :

=nvarT(1;1;"";0;0;0;"")+" "+nvarT(3;1;"0";0;0;0;"")

Cette formule qui affiche le code et le nom du projet a été composée par ce biais

Au moment où vous insérez une variable, les éléments de mise en forme définis sont pris en compte :

Les éléments actifs dans cette zone dépendent de la variable sélectionnée. En fonction de son type certains éléments seront activés et d'autres non. Par exemple : si vous avez une variable monétaire sélectionnée comme c'est le cas dans la copie d'écran ci-dessus, les éléments suivants sont actifs :

1 - Sélecteur de TVA

Ce pop-up vous permet d'indiquer si la variable insérée affichera le montant toutes TVA confondues ou uniquement le montant d'une TVA particulière.

2 - Sélecteur de monnaie

Ce groupe de boutons vous permet d'indiquer si la variable insérée doit être exprimée dans la monnaie par défaut de votre société ou dans sa contre-monnaie.

3 - Sélecteur chiffre ou lettres

Ce groupe de bouton permet d'indiquer si la variable insérée doit être un chiffre ou le texte équivalent :

Dans cette portion d'un modèle de type tableur vous voyez que le montant des marchés de base apparaît une fois en chiffre (36 303,97 €) et une fois en lettres (Trente six mille trois cent trois euros et quatre-vingt dix-sept centimes). Il s'agit en fait de la même variable insérée une fois en tant que chiffre et une fois en tant que lettres à l'aide de ce groupe de boutons :

Si vous ne retrouvez pas tout de suite la variable que vous recherchez, saisissez son nom dans le champ de recherche en haut à droite de la fenêtre. La liste des variables portant ce nom est alors affichée en bas de la fenêtre :

Un simple clic sur un de ces résultats retrouve la variable correspondante dans la hiérarchie et vous positionne sur les bons onglets.

Notez que seules les variables contenant exactement le texte recherché apparaissent dans ce contexte. Si vous souhaitez inclure aux résultats les variables présentent dans des thèmes contenant le texte recherché, cochez simplement la case RECHERCHE APPROFONDIE dans la bande bleue au-dessus des résultats.

Lorsque les résultats de recherche sont affichés, vous disposez de la case RECHERCHE APPROFONDIE dans la bande bleue au-dessus des résultats. Lorsque vous cochez cette case, le texte saisi est également recherché dans le nom des thèmes pères. Si un de ces thèmes correspond à la recherche, toutes ses variables filles apparaissent dans les résultats. Cette disposition est intéressante pour les variables MONTANT HT - TVA - TTC qui sont généralement classées dans un thème :

Dans ces variables du lot par exemple, l'élément distinctif "marché" et présent dans le thème père des variables MONTANT HT - MONTANT TVA - MONTANT TTC. Si vous recherchez "marché" vous ne trouverez pas ces variables, sauf si vous activez la recherche approfondie.

Les différents TYPES DE VARIABLES qui peuvent être rencontrés sont les suivants :

Cliquez sur chacun de ces types pour découvrir leurs particularités

(A compléter)