Rôle de la fenêtre Dans cette partie vous pouvez sélectionner vos préférences d'utilisation, pour les différentes fonctionnalités du module MAILS.
Présentation de la fenêtre 1 - Relève automatique - Activer la relève automatique : permet de faire une récupération des mails de manière automatique, sans avoir à appuyer sur le bouton RELEVER. Cette relève automatique est paramétrable afin de pouvoir définir le temps entre chaque relève.
- Télécharger uniquement les en-têtes : l'en-tête d'un mail est composé de l'adresse de l'expéditeur, de l'objet et de la date du mail. Cette fonction permet de récupérer uniquement les entêtes, les contenus des mails ne seront donc pas téléchargés automatiquement. Le téléchargement des en-têtes se fait rapidement, contrairement au téléchargement de contenu. De ce fait, il est possible de télécharger uniquement les en-têtes, puis de télécharger les mails dont vous avez besoin en cliquant dessus.
2 - Copier dans les documents Permet de copier un mail dans la LISTE DES DOCUMENTS, la copie du mail peut être suivie par les actions suivantes : - Format PDF ou Format EML : choix du format de copie du mail. Lorsqu'un mail est copié au format .eml, il est possible d'ouvrir cette copie avec un client mail, ce qui permet de répondre au mail par exemple ou d'effectuer les autres actions classiques d'un mail.
- Fixer le projet au mail : lorsqu'un mail est copié dans un projet de la LISTE DES DOCUMENTS, ce même projet est automatiquement fixé au mail.
- Renommer la copie du mail : lorsqu'un mail est copié dans la LISTE DES DOCUMENTS, la fenêtre pour renommer le mail apparaîtra automatiquement.
3 - Objet du mail : Permet de pré-remplir ou non votre objet de mail. Vous pouvez paramétrer le remplissage de votre objet de mail, avec les options suivantes : - Libellé par défaut :
- Automatique : permet de laisser le remplissage automatique prévu par BIMoffice, dans les parties spécifiques concernées.
- Personnalisé : permet d'écrire votre texte pour l'objet de vos mail. Dès que vous écrirez un nouveau mail, c'est ce texte qui apparaîtra automatiquement dans l'objet du mail.
- Vide : L'objet est vide par défaut lors d'un nouveau mail, vous devez le remplir lors de chaque nouveau mail.
Vous pouvez intégrer le nom et le code du projet, dans votre objet de mail et vous pouvez choisir de les intégrer au début ou à la fin de l'objet. - Intégrer le code du projet : permet d'intégrer automatiquement le code du projet dans l'objet du mail
- intégrer le nom du projet : permet d'intégrer automatiquement le nom du projet dans l'objet du mail
Le LIBELLÉ PAR DÉFAUT et la RÉFÉRENCE AU PROJET peuvent se cumuler dans l'objet du mail.
4 - Options par défaut - Accusé de réception : permet d'avoir la confirmation par mail, que le mail a bien été envoyé au(x) destinataire(s)
- Copier du mail à mon adresse : permet de recevoir par mail, une copie du mail envoyé.
- Inclure les pièces jointes : si la fonction COPIER A MON ADRESSE est activée, il est possible d'inclure ou non dans la copie du mail, les pièces jointes se trouvant dans le mail qui a été envoyé.
5 - Filtre liés aux boites aux lettres Dans le module MAILS de BIMoffice, vous avez une partie TOUS LES MAILS : Dans cette partie, vous allez pouvoir choisir quelles sont les catégories de mails que vous souhaitez voir apparaître: - Boites de réceptions
- Mails envoyés
- Mails en erreur
- Brouillons
- Archives
- Corbeille
- Dossiers serveurs
- Dossiers personnels
Pour chaque catégorie, vous allez pouvoir choisir ou non de les intégrer dans la partie TOUS LES MAILS. Par exemple, si vous cochez la case pour intégrer les mails de BOITES DE RÉCEPTION, vous verrez tous les mails se trouvant dans vos boites de réceptions dans la partie TOUS LES MAILS. Si cette case n'est pas cochée, dans la partie TOUS LES MAILS vous ne verrez pas les mails issus de vos boites de réceptions.
6 - Autres options - Délai de réponse du serveur : permet de fixer le temps de réponse du serveur. C'est-à-dire qu'au-delà du délai choisi, s'il n'y a aucune réponse de votre hébergeur mail, un message d'erreur apparaîtra.
- Tri des dossiers : permet de classer par ordre alphabétique vos dossiers personnels. Lorsque cette fonction est activée, ce sont les dossiers et sous-dossiers qui seront classés par ordre alphabétique.
7 - Déplacer les mails vers la boite ARCHIVES Les différentes fonctions se trouvant dans cette catégorie permettent de vider plus rapidement vos boites de réceptions. Lorsque ces fonctions sont activés, cela entraine un déplacement automatique des mails concernés vers la boite ARCHIVES. Cela s'applique lorsque les fonctions suivantes sont utilisées :- Lors d'un FIXER PROJET : lorsque vous attribuez un projet à un mail, depuis la BOITE DE RÉCEPTION, il est possible de déplacer automatiquement ce mail de la BOITE DE RECEPTION vers la partie ARCHIVES si vous le souhaitez. Pour cela, il suffit d'activer cette option.
- Lors d'un COPIER DANS : lorsque vous copiez un mail dans la LISTE DES DOCUMENTS, depuis la BOITE DE RÉCEPTION, il est possible de déplacer automatiquement ce mail de la BOITE DE RECEPTION vers la partie ARCHIVES si vous le souhaitez. Pour cela, il suffit d'activer cette option.
- Lors d'un COPIER PIÈCES JOINTES : lorsque vous copiez les pièces jointes d'un mail dans la LISTE DES DOCUMENTS, depuis la BOITE DE RÉCEPTION, il est possible de déplacer automatiquement ce mail de la BOITE DE RECEPTION vers la partie ARCHIVE si vous le souhaitez. Pour cela, il suffit d'activer cette option.
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