02 - La gestion des comptes mails

Role de la fenêtre
Cette fenêtre va vous permettre d'ajouter ; de modifier ou de supprimer un compte mail. Attention, il n'est pas possible de créer une adresse mail, mais seulement d'en ajouter une. 

Présentation de la fenêtre

1. Ajout d'un compte mail
Pour ajouter un compte mail, il faut cliquer le bouton "+" (ou faire clic droit >nouveau), afin d'ouvrir la fenêtre feuille ci-dessous. Cette fenêtre permet d'ajouter un compte mail, en remplissant les six parties suivantes :

A. Identifiant :
  • Nom du compte : permet de définir le nom du compte mail tel qu'il apparaîtra dans BIMoffice, il s'agit d'un choix personnel. 
  • Adresse mail du compte : il faut indiquer l'adresse mail du compte à ajouter.
  • Identifiant : il s'agit de l'identifiant relié au compte mail, si aucun identifiant est associé à l'adresse mail, il faut à nouveau écrire l'adresse mail.
  • Mot de passe : il s'agit du mot de passe relié à l'adresse mail indiquée. 
  • Authentification IMAP et SMTP différentes : cochez cette case pour pouvoir utiliser une adresse mail différente pour la réception et l'envoie de vos mails. La fenêtre ci-dessous apparaît, il faut ajouter une adresse SMTP avec son mot de passe et une adresse IMAP avec son mot de passe également.
  • Tester la connexion : permet de déterminé rapidement, si vos informations de connexion sont valides ou non. Si vos informations ne sont pas valides, vous verrez celles qui sont incorrectes.
B. Paramètres connexion :
  • Serveur d'envoie (SMTP) : nécessite une configuration spécifique en fonction de l'hébergeur mail utilisé (Gmail ; Outlook ; Orange ; Yahoo...). Cette configuration est indispensable pour envoyer des mails.
  • Authentification : l'activation de cette case dépend de l'hébergeur mail que vous utilisez. Certains hébergeurs ont besoin d'une authentification et d'autres non.
  • Sécurité : sert à activer l'authentification SSL au serveur SMTP, l'activation de cette case dépend de l'hébergeur mail que vous utilisez. 
  • N° de port : il s'agit du port smtp, qui est indispensable pour envoyer des mails et qui dépend de l'hébergeur mail que vous utilisez. 
  • Serveur de réception (IMAP) : nécessite une configuration spécifique en fonction de l'hébergeur mail utilisée. Cette configuration est indispensable pour recevoir des mails.
  • Sécurité : sert à activer l'authentification SSL au serveur IMAP, l'activation de cette case dépend de l'hébergeur mail que vous utilisez. 
Voici la configuration qu'il faut appliquer aux hébergeurs mails suivant :  
C. Synchronisation :

La synchronisation vous permet de récupérer vos mails qui se trouvent sur vos différents hébergeurs mails. Par exemple, si vous utilisez un compte Gmail, vous allez pouvoir récupérer, dans BIMoffice, tous les mails que vous avez reçus sur Gmail, mais également les mails que vous avez envoyés ; archivés et catégorisé dans des "dossiers serveurs" (les dossiers serveurs sont l'équivalent des libellés dans Gmail) . Vous pouvez donc sélectionner, les éléments que vous souhaitez synchroniser ou non, grâce aux différentes cases à cocher.

À savoir, la suppression des messages à un fonctionnement particulier entre BIMoffice et l'hébergeur mail que vous utiliserez. Lorsque vous ajoutez un compte mail dans BIMoffice, une corbeille BIMoffice sera automatiquement créée sur votre hébergeur mail. Tous les messages supprimés, depuis BIMoffice, se retrouveront dans la corbeille BIMoffice de votre hébergeur mail. De même, tous les messages placés depuis votre hébergeur mail dans la corbeille BIMoffice, se retrouveront sur BIMoffice dans la corbeille. En revanche, si vous supprimez un mail sur votre hébergeur mail, vous ne le retrouverez plus sur BIMoffice, sauf si le mail supprimé a été affecté à un projet dans BIMoffice. Dans ce cas, le mail sera encore disponible dans la partie ESPACE COLLABORATIF de BIMoffice. 

D. Paramètres d'envoi :

Caractère séparateur : le caractère séparateur à choisir dépend de l'hébergeur mail que vous utilisez, il pourra donc changer en fonction de ce dernier. Par défaut, il faut choisir la virgule, mais en cas de problème lors de l'envoi d'un mail, il est possible que le problème vienne du caractère séparateur. Par exemple, si un mail est composé pour deux destinataires et qu'il n'y a qu'un seul des destinataires qui reçoit le mail, ce sera parce que le caractère séparateur choisi ne sera pas le bon. 

E. Options :
  • Intégrer à la relève automatique : permet d'intégrer ou non ce compte à la fonction de relève automatique. À savoir, pour que la relève automatique fonctionne, il faut activer la fonction ACTIVER LA RELÈVE AUTOMATIQUE dans la partie AUTOMATISATION.
  • Définir comme compte principal : avoir un compte principal permet d'avoir une adresse mail de référence lors de l'envoi de mail. C'est-à-dire que c'est l'adresse mail du compte principal qui sera utilisée, par défaut, lors de l'envoi de mail.
F.  Liste des signatures :

Dans cette liste se trouve l'ensemble des signatures que vous avez crée. Pour créer une signature, appuyer sur le bouton PLUS, pour supprimer une signature appuyer sur le bouton MOINS. Les FLÈCHES permettent de modifier l'ordre d'apparition de vos signatures. 
Pour utiliser une signature par défaut, vous devez cocher la case correspondante à la signature que vous souhaitez utiliser. 
La fenêtre ci-dessus apparaît lors de la création d'une signature 
  • A : permet de définir un nom pour votre signature.
  • B : permet de choisir entre un texte brut (c'est-à-dire un texte standard où il n'est pas possible de changer la police et autres aspects du texte.) et un texte personnalisé (qui permet de choisir sa police et autres aspects du texte). 
  • C : zone permettant de composer la signature. Il est possible d'insérer une image, en faisant un clic droit dans la zone et en choisissant l'article INSÉRER UNE IMAGE. 
G. Visualisation de la signature : 

Sélectionner une signature dans la zone F, afin de visualiser la signature telle qu'elle sera réellement lors de vos envois de mails. Il n'est pas possible de modifier la signature directement depuis cette zone. Pour faire une modification, faites un double clic sur la signature (zone F) que vous souhaitez modifier.

2. Spécification et clics droits d'un compte mail 
La case à cocher se trouvant à côté du compte mail, permet d'activer ou non la relève d'un compte mail. Donc si la case n'est pas cochée, lorsque vous effectuez une relève, vos mails ne seront pas récupérés. Cela permet donc de gérer chaque compte de manière individuelle et de pouvoir activer ou non la relève de certains comptes mails. Il est possible à tous moment d'activer ou de désactiver la relève d'un compte mail. 

Clics droits :
  • Nouveau : permet d'ajouter un nouveau compte mail.
  • Modifier : permet de modifier les paramètres du compte mail sélectionné. 
  • Supprimer : permet de supprimer le compte mail sélectionné.
  • Définir comme compte principal : définit le compte sélectionné comme étant le compte mail principal. Ce sera donc l'adresse mail du compte principal qui sera utilisée, en priorité, lors de l'envoi de mails.
À savoir, qu'il est également possible de modifier les paramètres d'un compte mail, en faisant un double-clic sur le compte concerné. 

Pour finir, la case à cocher se trouvant sous le tableau des comptes mails, permet de donner l'accès à l'utilisateur concerné, au paramétrage de ses comptes mails. 

3. Suppression d'un compte mail 
Pour supprimer le compte mail sélectionné de BIMoffice il suffit simplement d'appuyer sur le bouton "-" et de confirmer la suppression, lors de la réception de ce message :

À savoir, que les mails sur votre hébergeur mail ne seront pas supprimés, les mails sont simplement supprimés de BIMoffice. Vous pourrez ajouter à nouveau le compte mail supprimé, mais tous les messages seront à nouveau téléchargés (ce qui peut prendre du temps en fonction de la quantité de mails que vous avez) et les paramètres liées au compte ne seront pas conservés.