Autres bibliothèques Les bibliothèques qui ne sont ni la bibliothèque PRO Abvent ni la bibliothèque Bati CCTP du CSTB sont par nature des bibliothèques que vous auriez créées vous même. Vous pouvez par exemple créer des bibliothèques spécifiques à certains types de projet, comme les hôpitaux, les maisons individuelles, etc... de sorte que lors de la création d'études pour ce type de projets, vous puissiez utiliser ces bibliothèques spécifiques ne contenant que les éléments nécessaires à ces ouvrages. Création manuelle de bibliothèques Pour créer manuellement une nouvelle bibliothèque, positionnez vous dans la liste des bibliothèques et cliquez simplement sur le bouton PLUS sous la liste :   Notez que vous pouvez ouvrir une ou plusieurs autres bibliothèques et faire du COPIER - COLLER d'éléments (corps d'états - ouvrages - articles - fournitures - documents - etc...) d'une bibliothèque à l'autre pour composer votre nouvelle bibliothèque. Création d'une bibliothèque à partir d'une étude Vous pouvez également créer une bibliothèque en une seule opération à partir d'une étude de n'importe lequel de vos projets. Pour cela placez vous simplement dans la liste des études de ce projet :   En complément de la possibilité de COLLER dans votre bibliothèque personnalisée des éléments préalablement COPIER d'autres bibliothèques, vous pouvez souhaiter récupérer des données existantes pour constituer vos listes de corps d'états, ouvrages et articles. Voici le processus à suivre pour cela : 1 - Convertir les données à récupérer au format EXCEL ou NUMBERS 2 - Réorganiser ces données dans EXCEL ou NUMBERS pour les rendre "importables" par BIMoffice 3 - Enregistrer votre document aux formats TEXTE reconnus par BIMoffice 4 - Importer ces documents dans une bibliothèque BIMoffice 5 - Contrôler les données importées et éventuellement les ajuster 1 - Conversion des données à récupérer Quelle que soit la nature des données que vous souhaitez récupérer, vous devez au préalable les convertir au format EXCEL. S'il s'agit de documents au format Word, vous trouverez sur le Web plusieurs méthodes propres à Microsoft Office. S'il s'agit de bases de données d'un logiciel existant, vous devez disposer dans vos options d'export d'un format type tableur ou texte qui pourra ensuite être ouvert dans Excel. 2 - Réorganisation des données 2.1 - Isolez les seules colonnes qui pourront être importées Les seules colonnes qui doivent figurer dans le fichier final à importer par BIMoffice sont : 1 - Marqueurs 2 - Numéro 3 - Libellé / Descriptif technique ou commercial 4 - Unité 5 - Prix unitaire 6 - Achat7 - Vente La colonne marqueur est propre à BIMoffice, elle n'existera donc dans aucun document à réimporter. Vous devez tout simplement la créer. Elle sera pour le moment vierge mais nous vous expliquerons dans le chapitre 2.3 comment la remplir. Point important : il ne doit pas y avoir de retour à la ligne au sein d'un case. Si vous désirez faire des retours à la ligne pour les descriptifs, créer autant de lignes que nécessaire avec le marqueur correspondant. Notez que l'ORDRE des colonnes est très important : si vous ne respectez pas l'ordre indiqué, vos données ne pourront tout simplement pas être importées dans BIMoffice. Chaque colonne doit de plus disposer d'un libellé spécifique sur la ligne 1 du fichier à importer : 1 - Tag 2 - Code 3 - Designation 4 - Unite 5 - Prix 6 - Achat 7 - Vente Par mesure de sécurité, ne pas mettre d'accent sur ces libellés. Les colonnes TAG, CODE et DESIGNATION sont obligatoires. Les autres sont facultatives, ce qui fait que les données respectives seront vides le cas échéant. Vous devez donc supprimer toutes les autres colonnes et faire en sorte que les bonnes données se trouvent dans ces seules colonnes que BIMoffice pourra importer. Voici un exemple de fichier Excel avec les bonnes colonnes et les bon libellés de colonnes :  2.2 - Supprimez les lignes inutiles Pour des questions de mise en page, il se peut que les fichiers Excel que vous souhaitez importer contiennent : - des lignes vides - des textes d'information - des lignes de sous-totaux - des lignes de totaux - etc... Ces lignes doivent absolument être supprimées dans le fichier final qui sera importé par BIMoffice. Il ne doit vous rester que des corps d'état, des ouvrages et des articles sur l'ensemble des lignes du fichier. 2.3 - Marquez chaque ligne pour qu'elle soit reconnue correctement par BIMoffice Pour que BIMoffice puisse identifier chaque type de données (un corps d'état, un ouvrage, un article, un descriptif technique ou commercial, etc...) vous devez positionner sur chaque ligne un marqueur indiquant de quel type de donnée il s'agit. Voici les différents marqueurs disponibles : 1 - \LO : indique que la ligne est un corps d'état 2 - \AR : indique que la ligne est un article ou un ouvrage 3 - \DT : indique que la ligne est un descriptif technique 4 - \DC : indique que la ligne est un descriptif commercial Le marqueur \LO est indispensable dans chaque fichier d'import car chaque import crée un nouveaux corps d'état. Les lignes suivant ce marqueur sont réputées appartenir à ce corps d'état. Vous pouvez avoir plusieurs marqueurs de ce type dans un seul fichier d'import. Si la première ligne (hors libellés des colonnes) n'a pas le marqueur \LO, alors les éléments seront importés dans le corps d'état sélectionné, jusqu'au prochain marqueur \LO. Le marqueur \AR est un marqueur par défaut, il indique surtout que la ligne n'est ni un corps d'état ni un descriptif (technique ou commercial). Ce marqueur peut être positionné tout à la fin de l'opération dans toutes les cases vides de la première colonne (car vous avez pris soin de supprimer toutes les lignes inutiles). Le fait que les lignes d'ouvrages et d'articles doivent avoir le même marqueur n'empêche pas BIMoffice de : - Faire la différence entre un ouvrage et un article avec comme seule règle qu'un article doit OBLIGATOIREMENT avoir une UNITE - Détecter des niveaux hiérarchiques : BIMoffice se base pour cela sur le code présent sur la ligne. En comptant le nombre de POINTS présents dans ce code, BIMoffice détermine le niveau de chaque élément. Si une ligne ne dispose d'aucun code, elle prendra le même niveau que la ligne précédente. Les lignes de descriptifs n'ont pas besoin de codes. Les marqueurs \DT et \DC permettent d'indiquer que la ligne du fichier EXCEL est un descriptif technique ou commercial. Celui-ci sera automatiquement rattaché à l'article ou l'ouvrage de la ligne immédiatement précédente. ATTENTION : certaines versions d'EXCEL n'accepte pas plus de 255 caractères par cellules. Vous pouvez par contre enchaîner plusieurs lignes de descriptifs à la suite pour constituer un descriptif plus long. 3 - Contrôle des données Voici une série de points à vérifier avant de considérer votre préparation du fichier Excel comme terminée : - Vérifiez que les données présentes dans le fichier Excel ne sont pas altérées par des problèmes d'encodage. Ceux-ci peuvent survenir si votre export original ne respecte pas les standards de la plateforme sur laquelle vous travaillez. Dans cette copie d'écran :  - Vérifiez que vos tags dans la colonne 1 commencent bien par un anti-slash (\) et non pas par un slash (/) - Vérifiez que les cellules (principalement de descriptifs \DC ou \DT) ne contiennent pas de retours à la ligne. Si tel est le cas, seuls les caractères présents avant ce retour à la ligne seront importés. - Positionner une ligne de clôture de l'import tout à la fin du fichier (cette dernière ligne ne sera pas importée) comme indiqué sur la figure ci-dessous :  4 - Enregistrement au format TEXTE Lorsque la préparation de votre fichier Excel est terminée, vous devez l'enregistrer au format texte pour qu'il soit importable par BIMoffice. Voici les différents formats acceptés par BIMoffice pour ces types de fichiers :    5 - Import des documents TEXTE dans BIMoffice Pour procéder à l'import ouvrez la bibliothèque dans lequel il doit être effectué à partir de la liste des bibliothèques. Si votre import doit s'effectuer dans un corps d'état particulier, sélectionnez le. Notez bien que si votre import contient des lignes \LO, le corps d'état correspondant sera automatiquement créé, et les lignes suivantes y seront intégrées. Sélectionnez ensuite l'article IMPORTER dans le menu FICHIER. Dans la fenêtre qui vous est présentée, sélectionnez le format de fichier que vous avez utilisé pour la conversion au format TEXTE puis cliquez sur IMPORTER Choisissez le caractère séparateur du code de vos ouvrages puis cliquez sur OK  Sélectionnez le fichier TEXTE à importer et cliquez sur OUVRIR L'import commence alors et un message de progression vous indique l'avancement de l'opération. A la fin de cette dernière, les données correspondantes apparaissent dans BIMoffice :  6 - Ajuster les données dans BIMoffice Malgré le soin que vous avez pu apporter à la préparation du fichier dans Excel, il se peut que vous ayez besoin d'ajuster certaines données dans BIMoffice après l'import. Il est également parfois plus facile d'effectuer certaines opérations dans BIMoffice plutôt que dans le fichier Excel. Vous pouvez par exemple vérifier : - Les propriétés du corps d'état. Effectuez pour cela un double clic sur le corps d'état créé :  - Ajustez le code et le libellé si nécessaire - Fixez le corps de métier lié à ce corps d'état - Sélectionnez l'indice BT à utiliser pour l'actualisation des prix - Définissez les marges ENTREPRISE et FOURNITURE - Cliquez sur le bouton ENREGISTRER pour fermer la fenêtre en enregistrant vos modifications - La bonne affectation des données : vérifiez par exemple que vos descriptifs techniques et commerciaux sont dans les bons champs. Pour cela, sélectionnez un ouvrage contenant ce type des données puis effectuez un double clic. Affichez le descriptif technique puis commercial et vérifiez qu'ils correspondent bien à ce que vous attendez. Vous pouvez également en profiter pour faire une vérification orthographique de ces textes, utiliser les outils de mise en forme du texte pour mettre en évidence certaines portions, supprimer les lignes inutiles ou réorganiser la structure de paragraphes. - La qualité des données : vérifiez que les textes importés ne contiennent pas de caractères parasites. Si vous en repérez certains, utilisez les outils de recherche pour voir s'ils ne sont pas présents dans d'autres éléments. - L'ordre des articles et ouvrages : il est possible que les codes lus dans le fichier d'import ne produisent pas la hiérarchie que vous attendez. Vous pouvez la réorganiser avec les fonctions de base d'organisation de la hiérarchie sur une sélection multiples d'éléments. - La structure ARTICLES - OUVRAGES : un ARTICLE dans BIMoffice doit obligatoirement disposer d'une unité. Si lors de l'import certains articles ne disposaient pas d'unité, ils vont apparaître dans BIMoffice en tant qu'ouvrage et vous ne pourrez pas leur attribuer d'unité, ni donc de prix unitaire ou quantités dans les projets. Si l'erreur est ponctuelle, vous pouvez dupliquer votre ouvrage en tant qu'article et lui affecter une unité. Le positionner correctement dans la hiérarchie, puis supprimer l'ouvrage original. Si l'erreur est répétée plusieurs fois, il est peut-être plus simple de revoir le fichier EXCEL d'origine pour s'assurer que les unités sont correctement positionnées sur les lignes d'articles. - Les unités créées : chaque fois qu'une nouvelle unité est découverte dans le fichier d'import elle est créée dans la liste des unités. cette liste est accessible à partir de la fenêtre des bibliothèques dans l'onglet UTILITAIRES :  Une fois l'unité créée, vous devez la paramétrer pour indiquer le nombre de chiffres derrière la virgule qui doit être associé à cette unité. Pour cela faite un double clic sur l'unité et saisissez le nombre de chiffres à utiliser dans le champ PRECISION. Cliquez ensuite sur la coche VERTE pour mémoriser votre saisie :  7 - Compléter les données Un certain nombre de données disponibles dans les bibliothèques BIMoffice ne peuvent pas être importées par le biais des fichiers EXCEL, ou n'existent tout simplement dans les données que vous pouvez choisir d'importer, utilisez le formulaire de saisie des informations des articles et ouvrages pour les compléter, vous pouvez notamment : - Indiquer si certains ouvrages doivent être considérés comme des généralités - Fixer la famille fonctionnelle de différents éléments - Associer des documents à différents éléments - Définir des ratios pour certains ouvrages - Saisir des prix pour certains articles - Améliorer les descriptifs techniques ou commerciaux. Nous vous rappelons que pour cela vous disposez des possibilités suivantes dans chaque champ descriptif : - Possibilité d'intégrer des variables - Possibilité d'insérer des balises - Possibilité d'intégrer des images ou des tableaux En complément des fonctions traditionnelles de mise en forme du texte : taille de caractères, styles, couleurs, etc... 8 - Exemples de fichiers TEXTE importables par BIMoffice Si vous souhaitez disposer de fichiers TEXTE correctement constitués et prêts à être importer dans BIMoffice, vous pouvez export un ou plusieurs corps d'état de la bibliothèque PRO Abvent. Ouvrez pour cela cette bibliothèque à partir de la liste des bibliothèques, puis sélectionnez l'article EXPORTER du menu FICHIER :  Données de base : cet export vous donnera uniquement les libellés courts des éléments avec les prix unitaires lorsqu'ils existent :   Généralités uniquement : cet export ne concernera que les ouvrages marqués GENERALITES dans le corps d'état sélectionné avec en plus un certain nombre d'identifiants pour des besoins internes :  |
04 - Documentation v5 > 02 - Etudes techniques > 01 - Bibliothèques > 01 - Onglet bibliothèques d'ouvrages > 01 - Liste des bibliothèques > 02 - Bibliothèques spéciales >