Rôle de la fenêtre L'objectif de la fenêtre du VOLET DES DOCUMENTS ARCHIGATE, dans BIMoffice est de pouvoir gérer ARCHIGATE depuis BIMoffice. Il est donc possible de créer des nouveaux dossiers ou sous-dossiers ; importer ou télécharger des éléments ; modifier les droits d'accès aux collaborateurs et de partager un document ou un dossier, via un lien de partage. On y retrouve donc l'intégralité des fonctions ARCHIGATE, avec la touche BIMoffice qui apporte des fonctionnalités spécifiques pour les métiers de la construction.
Présentation de la fenêtre L'interface de la fenêtre VOLET DES DOCUMENTS ARCHIGATE est structurée en plusieurs parties : 1. La barre d'outils La barre d'outils est composée de plusieurs fonctionnalités qui sont :
- AFFICHER, qui donne accès aux fonctionnalités suivantes :
- LES ONGLETS DES PROPRIÉTÉS DES ÉLÉMENTS : cette fonction sert à AFFICHER/MASQUER la partie 5, c'est-à-dire la fenêtre qui permet d'afficher les onglets d'informations COLLABORATION (dossiers), VERSION (documents) et ÉVÉNEMENT (dossiers et documents).
- LES INFORMATIONS SUR LES RACINES DES PROJETS : permet d'AFFICHER/MASQUER la partie 3, c'est-à-dire la barre qui informe si les dossiers sont définis ou non, comme racine d'un projet.
- UNIQUEMENT LES DOSSIERS RACINE DES PROJETS : sert à AFFICHER uniquement les dossiers qui sont racine d'un projet.
- ACTIVITÉ ARCHIGATE : ouvre la fenêtre des ACTIVITÉ.
- ÉVÉNEMENTS : ouvre la fenêtre des ÉVÉNEMENTS.
- VUE UTILISATEUR : ouvre la fenêtre VUE UTILISATEUR.
- PARAMÈTRES ARCHIGATE : ouvre la fenêtre PARAMÈTRES.
- ACTUALISER : cette fonction permet de mettre à jour les éléments dans ARCHIGATE, dans le but de voir apparaître de nouveaux dossiers ou documents partagés, par exemple.
- VOIR SUR ARCHIGATE : cette option permet d'aller voir l'élément sélectionné, sur le site internet ARCHIGATE.
- RECHERCHE : cette fonctionnalité sert à faire une recherche, globale ou spécifique, sur l'ensemble des éléments dans ARCHIGATE.
2. Le fil d'ariane Le fil d'ariane a pour objectif d'indiquer dans quel dossier se trouve l'utilisateur. Elle trace donc les étapes jusqu'au dossier concerné et permet à l'utilisateur de revenir sur son chemin, en cliquant sur l'un des liens correspondant aux dossiers précédents.
3. La fonction définir comme racine de projet Cette fonction permet à l'utilisateur de définir un dossier comme étant le dossier principal (donc racine) du projet courant. L'intérêt de cette fonction est de se trouver directement dans le dossier défini comme racine du projet courant, à l'ouverture du module ECHANGES ARCHIGATE. Cela permet également de différencier les dossiers qui sont racine d'un projet, des dossiers classiques.
Pour faire cela, il suffit de sélectionner un dossier et d'appuyer sur le bouton DÉFINIR RACINE, comme montré ci-dessous : Une fois un dossier défini comme racine du projet, la barre d'information, indique le nom du projet pour lequel le dossier est défini comme racine : À savoir, que les dossiers bleus, correspondent à des dossiers qui ont été défini comme étant racine d'un projet ( Cf dossiers : Exemple 2 et Exemple 4). De plus, les sous-dossiers, d'un dossier étant défini comme racine d'un projet, deviennent automatiquement des dossiers faisant partie de la racine du projet :
Pour finir, il est possible de modifier le dossier étant défini comme racine du projet courant, mais uniquement avec un dossier n'étant pas racine d'un autre projet. Dans l'exemple ci-dessous, on voit que le bouton DÉFINIR RACINE permet de définir le dossier (cf dossier : Exemple 3) comme étant racine du projet alors que le dossier Exemple 4 est actuellement le dossier défini comme étant racine du projet courant. : Néanmoins, dans l'exemple ci-dessous, il n'y a pas de bouton DÉFINIR RACINE, car le dossier sélectionné (cf dossier : Exemple 2) est déjà racine d'un autre projet. Donc il n'est pas possible de définir ce dossier comme étant le dossier racine du projet courant. Par contre à la place, nous avons une roue dentée, comme nous le montre l'image ci-dessous qui permet d'accéder aux fonctions suivantes : - FICHE PROJET : ouvre la FICHE PROJET.
- ANNUAIRE DU PROJET : ouvre L'ANNUAIRE DU PROJET.
- DÉFINIR PROJET COURANT : sert à définir le projet, afficher dans la barre d'information, comme étant le projet courant dans BIMoffice.
- NE PLUS DÉFINIR COMME RACINE DU PROJET : permet de ne plus définir le dossier concerné, comme étant le dossier racine du projet courant. À savoir que cette fonction n'est utilisable qu'avec le dossier du projet courant, il n'est pas possible d'utiliser cette fonction avec un dossier étant défini comme racine d'un autre projet.
4. La gestion des éléments Cette partie permet de faire des échanges d'éléments. En effet, c'est dans cette partie qu'il va être possible de créer des dossiers ; d'ajouter ou de supprimer des éléments ; de télécharger des éléments et de partager des éléments ou des liens de partage, avec d'autres utilisateurs. Dans cet espace, sont visibles l'ensemble des dossiers partagés sur ARCHIGATE. A savoir que les icônes des éléments ont un code spécifique :  | Indique que le dossier est racine d'un projet et qu'il n'a pas de lien de partage. |  | Indique que le dossier est racine d'un projet et qu'il a un lien de partage. |  | Indique que le dossier n'est pas racine d'un projet et qu'il n'a pas de lien de partage. | | Indique que le dossier n'est pas racine d'un projet et qu'il a un lien de partage. |  | Indique que le document à un lien de partage. |
Sur chaque dossier, il y a également un ensemble de clics droit permettant d'accéder aux fonctions suivantes : - NOUVEAU DOSSIER : permet de créer un dossier à la racine.
- NOUVEAU FILS : une fois un dossier sélectionné, il est possible de créer un sous-dossier à ce dernier.
- AJOUTER DEPUIS LE DISQUE DUR : permet d'ajouter un document qui se trouve sur le disque dur.
- AjOUTER DEPUIS LA LISTE DES DOCUMENTS : permet d'ajouter un document qui se trouve dans la liste des documents.
- DUPLIQUER : permet de dupliquer un élément sélectionné.
- PROPRIÉTÉS : donne accès à la fenêtre des PROPRIÉTÉS d'un élément.
- SUPPRIMER : permet de supprimer un ou plusieurs éléments sélectionnés.
- TÉLÉCHARGER SUR LE DISQUE DUR : donne la possibilité de télécharger un ou plusieurs éléments, sur le disque dur.
- TÉLÉCHARGER VERS LA LISTE DES DOCUMENTS : donne la possibilité de télécharger un ou plusieurs éléments dans la liste des documents.
- COPIER : fonction classique qui permet de copier un ou plusieurs éléments sélectionnés.
- COLLER : fonction classique qui permet de coller un ou plusieurs éléments copier auparavant.
- DÉFINIR COMME RACINE DU PROJET : permet de définir un dossier comme étant racine du projet, c'est-à-dire qu'il sera le dossier principal du projet courant. Il n'est pas possible de définir un dossier comme racine d'un autre projet que le projet courant. Pour définir chaque dossier, il faut donc changer de projet courant, à chaque fois.
- NE PLUS DÉFINIR COMME RACINE DU PROJET : permet de ne plus définir comme racine du projet, le dossier qui était racine du projet courant. Cette fonctionnalité ne fonctionne que pour le dossier qui est défini comme étant racine du projet courant.
- ACTUALISER : cette fonction permet de mettre à jour les éléments dans ARCHIGATE, dans le but de voir apparaître tous les changements qui ont pu être faits, en dehors de BIMoffice, comme de nouveaux éléments partagés par exemple.
- PARTAGER : ouvre la fenêtre PARTAGER.
- CRÉER LES DOSSIERS PAR LOT : ouvre la fenêtre CRÉER LES DOSSIERS PAR LOT.
- COPIER LES DROITS : permet de copier les différents collaborateurs qui ont accès à un dossier, avec les droits de partages qui leur sont affectés.
- COLLER LES DROITS : permet d'intégrer les différents collaborateurs, avec leurs droits de partages précédemment copiés, à un ou plusieurs dossiers sélectionnés.
- RESTAURER : permet de récupérer un élément qui a été supprimé. Pour cela, il faut aller dans la corbeille et sélectionner le ou les éléments concernés.
- VIDER LA CORBEILLE : permet de supprimer tous les éléments de la corbeille. Pour que cela fonctionne, il faut sélectionner la corbeille, vider la corbeille, puis lire et confirmer le message d'erreur.
À la fin, on retrouve dans la barre d'options ci-dessous, les fonctions suivantes : - NOUVEAU DOSSIER : permet de créer un dossier à la racine.
- NOUVEAU FILS : une fois un dossier sélectionné, il est possible de créer un sous-dossier à ce dernier.
- AJOUTER DEPUIS LE DISQUE DUR : permet d'ajouter un document qui se trouve sur le disque dur.
- AjOUTER DEPUIS LA LISTE DES DOCUMENTS : permet d'ajouter un document qui se trouve dans la liste des documents.
- LE BOUTON "-" : sert à supprimer un ou plusieurs éléments.
5. La gestion des collaborateurs Cette partie a pour objectif de gérer les personnes, avec lesquels les utilisateurs vont partager leurs droits d'accès aux différents dossiers. Cette partie est composée de trois onglets : - Onglet COLLABORATION : permet de voir les personnes qui disposent d'un droit d'accès, sur les dossiers sélectionnés. Comme il est possible de le voir dans l'image ci-dessus, lorsqu'on sélectionne un dossier, il est possible de voir :
- L'ORIGINE : c'est-à-dire le dossier concerné, par le partage de droits.
- LES COLLABORATEURS : c'est-à-dire les personnes qui ont accès au dossier d'origine et au sous-dossiers.
- E-MAILS : il s'agit des adresses mails des collaborateurs, ces adresses mails sont rattachées à un compte ARCHIGATE.
- AUTORISATION : sur ARCHIGATE, il existe plusieurs types d'autorisations*, dans cette colonne il est possible de voir les différentes autorisations affectées aux collaborateurs. De plus, si l'utilisateur est Propriétaire ou Co-propriétaire du dossier, il peut modifier les autorisations des différents collaborateurs.
- BOUTON "+" permet d'afficher les fenêtres suivantes :
- BOUTON "-" : permet de supprimer des collaborateurs.
- CASE À COCHER AFFICHER LES DROITS HÉRITÉS : permet de voir tous les droits qui ont été affectés aux dossiers de niveau supérieur.
- Onglet ÉVÉNEMENT : cet onglet détaille, tous les événements qui ont eu lieu pour un ou plusieurs dossiers sélectionnés (dans ce cas, la sélection d'un dossier ne prend pas en compte ses sous-dossiers).
- Dans les différentes colonnes, nous retrouvons les fonctions suivantes :
- ACTION : représente l'action qui a été faite sur le dossier ou document concerné.
- DATE : date à laquelle l'action a été effectuée sur le dossier ou document concerné.
- HEURE : heure à laquelle l'action a été effectuée sur le dossier ou document concerné.
- UTILISATEUR : indique la personne qui a effectué l'action.
- Onglet VERSION : cet onglet apparaît uniquement lors de la sélection d'un document, l'objectif est d'afficher toutes les versions d'un seul document.
Dans l'exemple ci-dessus, il y a donc un document qui a été sélectionné et celui-ci possède quatre versions. Une nouvelle version est créée dès que l'on importe un document avec le même nom (dans le dossier correspondant), il n'y a donc aucune suppression de document, lors de l'importation d'un même document. Lorsque l'on sélectionne une version dans l'onglet VERSION, on peut voir que trois fonctions apparaissent : TÉLÉCHARGER SUR LE DISQUE : permet de télécharger la ou les versions sélectionnées, sur son disque dur. TÉLÉCHARGER VERS LA LISTE DES DOCUMENTS : permet de télécharger la ou les versions sélectionnées, dans la LISTE DES DOCUMENTS. RESTAURER CETTE VERSION : permet de créer une nouvelle version à partir de la version sélectionnée
À savoir qu'il est possible de retrouver ces fonctions en faisant un clic droit sur les versions.
* Les différentes autorisations que l'on retrouve dans ARCHIGATE (compte payant) sont : - Copropriétaire
- Editeur
- Chargeur visualiseur
- Chargeur prévisualiseur
- Visualiseur
- Prévisualiseur
- Chargeur
Concernant les autorisations ARCHIGATE (compte gratuit), on retrouve : À savoir que les autorisations ne peuvent être affectées qu'aux dossiers et non aux documents, mais les documents bénéficient bien des différentes autorisations de leur dossier. De plus, chaque autorisation donne accès à un certain nombre de fonctionnalités, le détail des fonctionnalités disponibles, en fonction des autorisations se trouvent dans l'image ci-dessous :
CHARGER: permet d'ajouter un document, dans les dossiers autorisés.TÉLÉCHARGER : permet de télécharger les documents, des dossiers autorisés. APERÇU : permet de voir les documents, des dossiers autorisés. OBTENIR LE LIEN: permet de récupérer un lien de partage et de PARTAGER le lien des différents documents, pour les dossiers autorisés. MODIFIER : permet de modifier le titre et le contenu des différents documents, des dossiers autorisés. SUPPRIMER : permet de mettre dans la corbeille les différents documents, des dossiers autorisés. PROPRIÉTAIRE : permet d'avoir toutes les autorisations pour tous les dossiers. À savoir que ce statut est réservé uniquement au détenteur du compte. De ce fait, si un utilisateur crée un dossier sur le compte ARCHIGATE d'un autre utilisateur, ce premier ne sera pas propriétaire du dossier crée. |
