Rôle de la fenêtre
Cette fenêtre vous permet de créer des conversations avec vos collaborateurs. Vous pouvez créer une conversation avec un de vos collaborateurs, créer une conversation de groupe avec plusieurs collaborateurs et vous pouvez aussi créer des conversations spécifiques sur certains éléments de BIMoffice (Projet - Document - Marché - Proposition de paiement...).
Description de la fenêtre
1 - La barre d'outils
Vous permet d'imprimer l'ensemble d'une conversation. Pour imprimer une conversation, sélectionnez la conversation que vous souhaitez imprimer et utiliser le bouton IMPRIMER. Vous pouvez également faire un clic droit sur la messagerie du fil de discussion et sélectionner l'article PRINT.
Ensuite, une fenêtre de préférences d'impression apparaît :
2 - Afficher
La fonction AFFICHER vous permet de sélectionner un affichage unique :
- des documents que vous avez envoyés ou reçus.
- des messages que vous avez définis comme favoris.
Lorsqu'aucune de ces fonctions n'est activée, tous les messages sont visibles.
La fonction AFFICHER permet aussi d'afficher, des utilisateurs non autorisés (c'est à dire les utilisateurs ne faisant plus partie de votre société).
Cette fenêtre vous permet de modifier le libellé d'une conversation, mais également d'ajouter des collaborateurs. D'abord, vous devez choisir une conversation et utiliser le bouton PROPRIÉTÉS (ou faire un double clics sur la conversation), pour que la fenêtre ci-dessus s'ouvre. Si vous souhaitez changer le nom de la conversation, vous devez modifier la partie LIBELLÉ. Pour inviter des collaborateurs, cochez les collaborateurs que vous souhaitez ajouter. Si vous souhaitez que les nouveaux collaborateurs puissent voir les messages écrits avant leur arrivé, il faut cocher la case VISUALISATION DE TOUS LES MESSAGES AUX INVITÉS. Lorsque vous ajouter des collaborateurs à une conversation, c'est une nouvelle conversation qui se créée.
Cas particulier : Lorsque vous sélectionnez une conversation d'un PROJET et que vous faites un double clics sur la conversation (ou que vous utilisez la fonction PROPRIÉTÉ), vous obtenez une fenêtre avec 2 onglets. Le premier onglet permet d'ajouter des collaborateurs de votre société, mais qui ne font pas partie du projet. Le second onglet permet d'ajouter des collaborateurs qui font partie du projet. Les collaborateurs qui ont leur nom grisé et une case déjà cochée, indiquent qu'ils font déjà partie de la conversation.
4 - Rechercher :
Pour effectuer une recherche, sélectionnez une conversation et saisissez le mot que vous recherchez dans le champ RECHERCHE. (À compléter la fonction n'étant pas terminée).
2 - Le sélecteur de conversation
Dans le sélecteur de conversations, vous pouvez voir l'ensemble des conversations que vous avez créées. Il est possible de créer des conversations sur les éléments suivant :
- MODÈLES
- INTERVENANT
- INTERVENANT PROJET
- PROJET
- PIÈCE ÉCRITE
- MAILS
- RENDEZ-VOUS
- ETUDE
- MARCHÉ
- FICHE TRAVAUX MODIFICATIFS
- PROPOSITION DE PAIEMENT
- ORDRES DE SERVICES
- DÉCLARATION SOUS-TRAITANT
- COMPTE RENDU
- CONTRAT
- TÂCHES (processus)
- TÂCHES (intervenants)
Si vous souhaitez créer une conversation sur l'un de ces éléments, vous devez aller dans la fenêtre correspondante et cliquer sur le bouton DISCUSSION.
Par exemple, si vous voulez créer une conversation sur un document, vous devez aller dans le module DOCUMENTS. Ensuite, vous sélectionnez votre document et vous cliquez sur le bouton DISCUSSION :
Effectuez un double clic sur cette conversation pour la renommer ou y inviter des collaborateurs. Dans l'image, ci-dessus, vous voyez une partie INTERNE (encadré vert). Cette partie, regroupe toutes les conversations sans éléments, avec vos collaborateurs.
Le pop-up projet : il vous permet de filtrer les conversation en fonction de vos différents projets. Lorsque vous sélectionnez un projet dans ce pop-up vous ne verrez plus que les conversations en liens avec ce projet. Par exemple, si vous avez une conversation sur un document et que ce document ne fait pas partie du projet sélectionné dans le pop-up, cette conversation n'apparaîtra plus dans le SÉLECTEUR DE CONVERSATION.
Lorsqu'on fait un clic droit sur une conversation on peut obtenir les fonctions suivantes :
3 - La zone de conversation
1 - La zone d'information et de filtres
1 - Partie gauche de la zone :
Image de la conversation :
2 - Partie central de la zone :
Dans cette zone, on retrouve le nom de tous les participant. Il y a également le nombre de participant total qui est affiché, à côté de ce nombre se trouve une petite flèche qui permet ou non d'afficher la liste des collaborateurs (Zone 2).
3 - Partie droite de la zone :
Dans cette zone, on retrouve les deux fonctions suivantes :
On retrouve également les clics droits suivant (il faut voir si on garde ces clics droit ou non):
Lors de la sélection d'un texte, il y a aussi les clics droits suivant :
2 - La liste des collaborateurs qui participent à la conversation
Cette partie reprend plus en détails l'ensemble des collaborateurs qui participent à la conversation et permet d'accéder aux fonctions suivantes :
3 - La zone de messages
Cette zone affiche tous les message qui ont été reçus et envoyés.
Lorsqu'on positionne le curseur de la souris sur l'heure d'un des messages envoyés ou reçu, on accède aux fonctionnalités suivantes :
Lorsqu'on positionne le curseur de la souris sur l'heure d'un des messages reçus, on accède aux fonctionnalités suivantes :
Voici la liste des éléments qui peuvent être échangés via un glisser déposer :
- MODÈLES
- INTERVENANT
- INTERVENANT PROJET
- PROJET
- UN DOSSIER COMPLET DE LA LISTE DES DOCUMENTS
- PIÈCE ÉCRITE
- MAILS
- NOTE DE FRAIS
- RENDEZ-VOUS
- ETUDE
- MARCHÉ
- FICHE TRAVAUX MODIFICATIFS
- PROPOSITION DE PAIEMENT
- ORDRES DE SERVICES
- DÉCLARATION SOUS-TRAITANT
- COMPTE RENDU
- CONTRAT
- TÂCHES (processus)
- TÂCHES (intervenants)
4 - La zone d'écriture des messages
Cette partie permet d'écrire les messages et de les envoyer
NOTA : lorsque vous envoyez un message et que vous souhaitez le modifier instantanément, vous pouvez utiliser le raccourci clavier "↑". Ce raccourci peut être utilisé uniquement sur le dernier message envoyé.
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